Controller jurídico: Entenda funções e importância!

O Controller jurídico é uma função que vem ganhando cada vez mais espaço na advocacia brasileira, principalmente diante da necessidade de escritórios mais organizados, estratégicos e eficientes. 

Com  aumento das demandas, dos prazos processuais e da necessidade de gestão dentro da advocacia, a controladoria jurídica deixou de ser um diferencial e passou a fazer parte da rotina de muitos escritórios.

Nesse artigo, vamos tratar sobre o que é o controller jurídico, quais são suas funções, sua importância dentro dos escritórios, as diferenças entre controller e advogado, além das habilidades mais importantes para atuar na área e como começar uma controladoria jurídica no escritório.

Fique até o final e entenda por que a controladoria jurídica tem se tornado uma peça tão importante para a advocacia moderna!!

O que é controller jurídico ?

O controller jurídico é o profissional responsável por fazer a engrenagem da controladoria jurídica funcionar de forma organizada e eficiente. 

Se a controladoria é o setor que organiza, padroniza e acompanha os fluxos do escritório, logo, o controller é quem coloca tudo isso em prática.

Muitas vezes, o advogado está focado em um trabalho técnico, na elaboração das peças, audiências e estratégias processuais. 

Enquanto isso, o controller atua nos bastidores garantindo que toda a estrutura funcione corretamente: controle de prazos, alimentação dos sistemas, acompanhamento de protocolos, organização de fluxos internos e análise de indicadores.

Em outras palavras, ele é o elo entre o setor jurídico, o financeiro e a administração do escritório. 

Mais do que alguém operacional, o controller jurídico precisa ter uma visão estratégica, pois seu papel envolve transformar a complexidade da rotina jurídica em processos organizados, dados e informações que auxiliam na tomada de decisões.

E um ponto que gera muitas dúvidas: o controller não precisa necessariamente ser advogado ou possuir inscrição na OAB.

Embora a formação em Direito seja bastante comum na área, também é possível encontrar profissionais oriundos de cursos de administração, gestão e áreas correlatas, desde que possuam conhecimento da rotina jurídica e dos processos internos do escritório.  

Além disso, algumas habilidades fazem toda a diferença no desempenho dessa função, como organização, proatividade, boa comunicação, capacidade analítica e domínio das novas tecnologias aplicadas ao Direito.

O que faz um controller jurídico? 

Na prática, esse profissional costuma ser responsável por atividades como:

• Controle de prazos e publicações;
• Acompanhamento de protocolos;
• Supervisão de cadastros processuais;
• Alimentação e conferência dos sistemas jurídicos;
• Padronização de fluxos internos;
• Elaboração de relatórios e indicadores;
• Apoio estratégico à gestão do escritório.

Quando a controladoria jurídica é liderada por um controller preparado, os reflexos aparecem rapidamente na rotina do escritório. 

Há mais segurança no cumprimento dos prazos, redução de retrabalho, aumento da produtividade e mais tranquilidade para toda a equipe técnica trabalhar.

Qual a importância de um controller jurídico?

O controller jurídico é uma peça fundamental dentro da controladoria jurídica, principalmente porque é ele quem administra e gerencia esse núcleo administrativo do escritório. 

Todo escritório possui normas, procedimentos e fluxos internos para que o trabalho funcione corretamente. E é justamente o controller quem acompanha, organiza e monitora tudo isso. 

Ele precisa ter conhecimento sobre todas as etapas realizadas pela equipe, desde o cadastramento de processos até protocolos, leitura de publicações, solicitações feitas aos clientes e demais procedimentos da rotina jurídica.

Além do conhecimento jurídico, esse profissional também precisa desenvolver habilidades gerenciais, como liderança, agilidade na tomada de decisão, domínio de programas como o Excel, organização e capacidade de acompanhar toda a operação da controladoria.

Outro ponto importante é que o controller atua como ligação entre os sócios, gestores e a equipe da controladoria jurídica. Ele acompanha resultados, monitora atividades, controla prazos e leva informações estratégicas para a gestão do escritório.

Qual a diferença entre o controller jurídico  e o advogado?

Muita gente ainda confunde o trabalho do controller jurídico com a atuação do advogado dentro do escritório, apesar de caminharem juntos, as funções são diferentes e, claro,  complementares.

Enquanto o advogado está focado no conteúdo técnico e estratégico dos processos, a controladoria jurídica atua nos bastidores, garantindo organização, segurança e eficiência para que toda a operação funcione corretamente.

O advogado atende clientes, elabora petições, participa de audiências e define estratégias jurídicas. Já o controller jurídico acompanha prazos, organiza fluxos internos, monitora tarefas, supervisiona procedimentos e garante que tudo aconteça dentro dos padrões definidos pelo escritório.

Uma forma simples de entender isso é pensar na controladoria como um verdadeiro centro de controle: o advogado conduz o caso, mas a controladoria garante que nenhuma informação se perca, que os procedimentos sejam cumpridos e que o escritório funcione com segurança.

Isso não significa que um seja mais importante que o outro, na verdade, os dois setores precisam caminhar juntos para que o escritório consiga crescer de forma organizada e sustentável.

Sem uma controladoria jurídica, o advogado acaba acumulando funções administrativas, vivendo no modo de “apagando incêndio”, correndo com prazo e revisando documentos de última hora. 

Já quando existe uma controladoria estruturada, o advogado consegue atuar de forma mais estratégica, com mais organização e até com mais qualidade de vida.

Qual papel do controller jurídico  na produção de provas?

O controller jurídico não atua diretamente na definição das provas que serão utilizadas no processo, porque essa é uma atividade técnica e estratégica do advogado responsável pela demanda.

Ou seja, cabe ao advogado analisar o caso e decidir quais documentos, informações e provas são necessários para a construção da estratégia processual.

Por outro lado, a controladoria jurídica exerce um papel de apoio extremamente importante nessa organização. 

Depois que o advogado define o que precisa ser reunido, a controladoria entra na parte operacional e administrativa para auxiliar na construção desse dossiê de provas.

Na prática, o controller pode atuar em atividades como :

• Solicitação de documentos ao cliente;
• Acompanhamento do envio das informações;
• Organização e recebimento da documentação;
• Controle de pendências;
• Auxílio nas diligências necessárias;
• Armazenamento e conferência dos documentos recebidos;
• Suporte na organização do dossiê processual.

É uma relação que depende muito de confiança entre a equipe técnica e a controladoria, porque o advogado confia que a controladoria vai cumprir corretamente os fluxos e procedimentos solicitados, enquanto a controladoria confia na análise técnica feita pelo advogado sobre aquilo que realmente é necessário para o processo.

Além da produção documental, a controladoria também auxilia em tarefas relacionadas às audiências e diligências. 

Apesar de não interferir na estratégia técnica da audiência ou dos recursos, ela pode ajudar no cumprimento de tarefas operacionais importantes para que tudo aconteça corretamente.

Um exemplo disso é a emissão de relatórios de audiências da semana, organização de prazos e até a elaboração de documentos mais administrativos, como cartas de preposição, procuração e parametrizações dentro do sistema jurídico do escritório.

Nesses casos, a controladoria mantém contato com o cliente, coleta informações necessárias, organiza documentos e acompanha toda a rotina operacional para dar suporte ao advogado.

Quais habilidades são importantes para atuar como controller jurídico? 

O trabalho de um controller jurídico vai muito além da organização de tarefas, pois para atuar de forma estratégica e realmente contribuir para os resultados do escritório, esse profissional precisa desenvolver habilidades técnicas e também comportamentais.

Entre as principais competências, estão:

• Organização e método para estruturar fluxos e acompanhar demandas;
• Capacidade analítica para interpretar relatórios, indicadores e dados;
• Conhecimento em sistemas jurídicos e tecnologias aplicadas ao Direito;
• Comunicação assertiva e bom relacionamento interpessoal  com toda a equipe;
• Habilidades de liderança e gestão de pessoas;

Como começar uma controladoria jurídica no escritório?

A implantação da controladoria jurídica começa pela organização dos processos internos do escritório. 

Não adianta criar um setor se cada pessoa continua trabalhando de forma improvisada e sem padrão.

Na prática, alguns passos fazem toda a diferença nesse início, confira esses que listamos para vocÊ:

• Mapear os processos internos do escritório e entender o quantitativo que existe;
• Definir quem vai ficar responsável por cada atividade;
• Criar padrões e procedimentos internos; (POP)
• Padronizar modelos de petições, contratos e relatórios;
• Estabelecer prazos para entrega das demandas;
• Organizar a forma de armazenamento de documentos(digital ou físico);
• Estruturar a comunicação com clientes e equipe;
• Escolher um sistema de gestão jurídica;
• Treinar toda a equipe para que todos entendam o papel da controladoria e respeitem os fluxos que foram definidos.

Quando a controladoria jurídica é bem estruturada, o escritório passa a funcionar com mais segurança, produtividade e previsibilidade. 

O resultado aparece na rotina: menos retrabalho, menos urgências desnecessárias e mais tempo para atuação estratégica.

Dicas de uso da Jurídico AI na organização da controladoria jurídica 

Além de estruturar processos internos e definir fluxos dentro do escritório, outro ponto que faz diferença na implantação da controladoria jurídica é o uso da tecnologia no dia a dia.

E é justamente aí que plataformas de IA, como a Jurídico Aí, podem auxiliar de forma prática na organização do setor.

Uma ferramenta especializada na rotina jurídica brasileira ajuda a tornar os procedimentos internos mais simples, organizados e padronizados e isso impacta diretamente no trabalho da controladoria, principalmente em atividades que exigem agilidade e controle.

Na prática, a Jurídico Aí pode auxiliar em tarefas como:

• Padronização de peças jurídicas;
• Elaboração de contratos e relatórios;
• Apoio nas revisões de documentos;
• Otimização dos fluxos internos;

Para o controller jurídico, ter esse suporte tecnológico faz toda a diferença!

A advocacia moderna exige cada vez mais eficiência, método e gestão. 

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