Gestão administrativa de Pequenos Escritórios de Advocacia: um guia completo

Durante os 5 anos de Faculdade, os advogados não aprendem quase nada sobre a gestão de um escritório de advocacia.

Muitos deles levam um susto quando entram no mercado de trabalho e percebem que o que aprenderam na Faculdade não é suficiente. 

Por conta disso, muitos advogados recém formados com escritório próprio têm muitas dificuldades em organizar o seu trabalho e criar uma gestão que dê eficiência a sua advocacia. E acabam rendendo menos do que podem e gastam tempo e esforço com a resolução de problemas de gestão que, muitas vezes, são bem fáceis de resolver.

Dessa maneira, a equipe da Jurídico AI montou esse guia completo com algumas dicas de gestão administrativa de pequenos escritórios de advocacia. 

Quais são os benefícios em organizar o trabalho na minha advocacia? 

Sem uma boa administração de tempo, nenhuma gestão prospera — consulte as 5 dicas essenciais de gestão de tempo para maximizar produtividade.

Quase todo advogado sabe que é muito importante realizar a organização do trabalho.

Um dos pilares da eficiência administrativa é a gestão adequada de documentos, tema essencial em qualquer escritório.

O grande problema é que, muitas vezes, isso acaba se tornando um mero jargão de mercado, sem se tornar realmente parte da rotina do escritório.

Isso ocorre porque é pouco palpável para os advogados ver valor em algo tão complexo de se fazer como organizar o trabalho.  

No entanto, nós temos alguns motivos decisivos que farão você repensar no quanto pode ser importante organizar as suas tarefas profissionais. 

Ponto 1: organização do trabalho faz você ganhar mais dinheiro

Quando você organiza o seu trabalho, você consegue se planejar mais e enxergar os melhores pontos de oportunidade para o crescimento da sua advocacia. 

E isso é bem simples de compreender: organizar o trabalho aumenta a eficiência. 

Afinal, com um trabalho desorganizado, você corre o risco de não ter uma boa visualização dos seus processos de trabalho e de não conseguir detectar os pontos que você precisa otimizar para a advocacia render frutos. 

Em contrapartida, ao organizar o trabalho, torna-se possível encontrar as melhores saídas para as suas dificuldades e desenhar novos caminhos para o seu sucesso. 

Ou seja, boa organização significa ampliar as chances de ganhar dinheiro.

Ponto 2: organização permite que você não tome prejuízos

A organização é crucial para o trabalho de um advogado. 

Isso porque o Direito possui tantas minúcias que qualquer detalhe esquecido pode te fazer perder uma boa causa ou um grande cliente. 

Prazos, mudanças na legislação, alterações na jurisprudência são apenas alguns exemplos de minúcias que, devido a falta de organização, podem passar batidas pelos olhos dos advogados. 

A advocacia é uma carreira que precisa de atenção – e só uma boa organização do trabalho permite que o advogado não se perca em meio a tantas mudanças e riscos. 

Ponto 3: um trabalho organizado melhora a visão do público em relação a você

Não há nada melhor do que contratar os serviços de um advogado que tenha tempo para te ouvir, que responda às suas mensagens e que esteja interessado em sua causa. 

Essa é uma receita quase perfeita para tornar o cliente satisfeito com os seus serviços jurídicos. 

Porém, para fazer tudo isso é fundamental que o profissional possua organização. Afinal, todos sabemos o quanto pode ser tensa a rotina de um advogado.

Podemos garantir que um profissional do Direito organizado consegue passar uma imagem infinitas vezes melhor ao cliente do que um que não saiba gerir bem o seu trabalho. 

Como realizar uma boa gestão do trabalho na minha advocacia? 

Quando o escritório cresce, a gestão também deve evoluir para incluir liderança efetiva e gestão de pessoas.

A organização do trabalho é muito importante para a eficiência dos serviços jurídicos. 

Porém, organizar bem o trabalho é uma das maiores dificuldades de qualquer profissional da advocacia. 

Por entendermos essa dor, a nossa equipe indicou os principais pontos que o advogado deve ficar de olho para não ter dores de cabeça na gestão do próprio escritório de advocacia. 

1.Tenha um bom planejamento

O mínimo que o gestor de um escritório de advocacia deve fazer é um bom planejamento. 

A partir de um bom planejamento, o advogado pode dividir melhor o seu tempo e direcionar o foco de seu trabalho para o que realmente importa, minimizando riscos e otimizando as suas chances de sucesso.

Só que essa não é uma tarefa nada fácil. 

A criação de um planejamento envolve tempo, esforço, dedicação e sua execução depende de muita disciplina por parte do advogado ou do time do escritório de advocacia. 

Isso porque o planejamento não é algo para ficar em um quadro na parede, o que ocorre em muitos escritórios de advocacia. Ele é algo a ser seguido!

1.1 Como criar um bom planejamento para a minha advocacia?

Um planejamento é composto por diversos fatores.

O primeiro deles é o tempo. 

Prazos processuais, feriados do Poder Judiciário, férias, etc. Tudo na advocacia depende da administração do tempo e não há nenhum advogado de sucesso que não saiba geri-lo bem.

Por essa razão, conhecer bem o calendário anual da sua região e ajustá-lo às necessidades do seu trabalho é essencial.

O tempo é fundamental, também, para que você possa definir as suas metas e medir os seus resultados, o que é fundamental para o êxito de qualquer empreendimento.

O segundo fator que compõe um bom planejamento é o estabelecimento de ações e metas para a sua atividade. E esse é o ponto mais importante. 

A definição das ações e metas do seu trabalho são a verdadeira “razão de ser” de um planejamento. São elas que guiarão o andamento dos seus projetos e te farão caminhar para o sucesso. 

Se você possui um objetivo e não sabe como organizar quais são as ações necessárias e as metas para alcançá-lo, você será um profissional estagnado e com pouca chance de crescimento.

Organizar o seu trabalho com um planejamento é essencial para que o advogado consiga dividir seu tempo e seu esforço de maneira adequada para alcançar os seus objetivos profissionais. 

O terceiro fator é a definição das suas prioridades. 

Junto à organização do tempo e ao estabelecimento de ações e metas, o profissional deve definir quais são as suas prioridades no trabalho. 

Sem saber quais são as suas prioridades, o advogado não conseguirá estabelecer o que é mais importante e o que deve ser feito primeiro.

Dessa maneira, correrá o risco de se perder em meio a sua quantidade de trabalho e não conseguirá dar andamento aos seus projetos mais preciosos. 

A falta de definição de prioridades, infelizmente, é um dos motivos que mais tem levado advogados a se frustrarem com a sua carreira profissional. 

2.Invista em marketing

Em um mercado com mais de 1 milhão de advogados, investir em marketing se tornou uma necessidade.

Hoje, o advogado que deseja fazer sucesso precisa direcionar esforços para aprender sobre marketing jurídico. 

E não é tão difícil assim!

Para aprender sobre marketing, não é preciso fazer nenhum curso caro. Basta um pouco de paciência, dedicação e do Google, o seu melhor amigo.

Sabe aquele tempo livre em que você mexe nas suas redes sociais? Utilize-o para buscar conteúdos sobre marketing digital no Google. 

Atualmente, há excelentes materiais gratuitos sobre como atrair clientes no Google e nas redes sociais utilizando o marketing digital. 

O site Neil Patel, por exemplo, apresenta os melhores conteúdos sobre marketing que conhecemos. 

Apesar disso que estamos falando, pode ser difícil saber por onde começar. 

Por essa razão, vamos dar alguns tópicos sobre marketing digital que são essenciais para você dominar.

• O que é Persona? 
• Como fazer marketing nas redes sociais?
• A OAB proíbe o marketing digital?

Acredite: saber um pouquinho sobre marketing mudará a sua vida como advogado e te ajudará a conquistar muito mais clientes.

Por isso, foque em estudar marketing digital!

3.Fique de olho na sua contabilidade

Saber calcular as contas da sua família não significa que você possui um dom para a contabilidade. 

Aliás, isso não chega nem perto do que é necessário para ser um contabilista.

A verdade é que, muitas vezes, o máximo que um advogado sabe sobre contabilidade é aquilo que ele viu sobre escrituração nas aulas de Direito Empresarial.

Esse é um grande problema!

Estamos dizendo isso porque, de acordo com o que vemos na prática, muitos profissionais, por acharem que entendem sobre o assunto, acabam cometendo diversos erros em sua contabilidade. 

Com isso, mesmo sem saberem, acabam trazendo riscos desnecessários à saúde financeira dos serviços de advocacia. 

Por entendermos bem essa realidade, temos 3 dicas a dar:

3.1.Não misture as suas contas pessoais com as contas do seu escritório de advocacia

Esse é um problema muito recorrente, sobretudo com advogados que constituíram uma sociedade

Ao misturar o pessoal com o profissional, o advogado corre um grande risco de fazer uma escrituração incorreta, o que pode levar a prejuízos traumáticos. 

Além disso, outro risco é acabar tornando essa mistura uma prática recorrente no dia a dia do seu trabalho, o que pode levar ao descontrole financeiro.

Pegar um pouquinho do dinheiro do escritório aqui, outro ali….e, “do nada”, acaba aparecendo um rombo nas contas da sociedade!

Por essa razão, é essencial que o advogado saiba diferenciar bem as contas da sua advocacia das suas contas pessoais. 

Garantimos que é o melhor para você!

3.2.Procure um contador

Isso nem precisaria estar aqui. Afinal, é uma obrigação da Sociedade ter seus registros contábeis em dia.

No entanto, a cada dia que passa, vemos mais advogados que não têm o costume de procurar a ajuda de um contador.

O que acontece, na maioria das vezes, é procurar o contador só quando o problema já estourou ou está prestes a estourar, o que não adianta quase nada. 

Estar em contato constante com um contador de confiança é fundamental para qualquer advogado que deseja ter as suas contas equilibradas e que deseja não ter nenhum prejuízo com a Receita. 

Há, inclusive, diversos serviços online de contabilidade, como Meu Contador Online, Contabilizei, Conube, dentre outros.

Serviços de contadores online farão você não gastar tanto com contabilidade e oferecerão o mesmo (ou até mais) que contadores físicos, com o conforto de fazer tudo pela internet.

Acredite: investir em um contador não é um gasto desnecessário. Aliás, é uma das maiores necessidades de qualquer advogado ou escritório de advocacia. 

4.Invista (muito!) no relacionamento com o cliente

Com tanta concorrência no mercado, é fundamental que o advogado arrume maneiras para se destacar. 

Muitos profissionais buscam se destacar se especializando em certas áreas do Direito ou investindo em marketing digital.

No entanto, o que muitos não percebem é que há uma forma mais simples de tornar o seu serviço de advocacia único para o cliente: melhorar o relacionamento. 

Diversos estudos têm apontado o quanto os clientes desconfiam ou não aprovam o serviço dos seus advogados. 

E há algumas razões para isso. O linguajar difícil, os conceitos específicos, o ego inflado de alguns profissionais, a dificuldade de comunicação, etc. 

Nessas condições, por mais que você seja um profissional extremamente qualificado, se não transmitir confiança ao cliente, será um advogado mediano – ou ruim. 

Por outro lado, um advogado que fala a língua do cliente, que mostra que é capaz de resolver problemas e que se comunica de maneira adequada, é um advogado que se destaca (e muito) na profissão. 

Quanto mais você investir em maneiras de tornar a comunicação entre você e o seu cliente mais simples e objetiva, maiores serão as chances de você ser reconhecido como um bom profissional.

Dessa maneira, o cliente que você conquistou com um bom relacionamento não só voltará aos seus serviços, como recomendará você a outras pessoas. 

Confira nosso modelo de petição civil

5. Automatize o máximo possível

Uma das melhores dicas de gestão de escritórios de advocacia que podemos dar é automatize o máximo possível. 

A tecnologia tem evoluído tanto que, atualmente, já há diversas ferramentas online que podem ajudar na organização, na administração do tempo e no planejamento dos advogados. 

Não faltam no mercado opções que vão desde ferramentas mais gerais a ferramentas bem específicas para profissionais do Direito. 

Automatizar é o melhor caminho para advogados que não querem perder tempo com ações mecânicas e repetitivas desnecessariamente.

Com isso, é possível focar no que realmente é necessário (por exemplo, no marketing) e aprimorar a gestão do seu tempo.

Para ajudar, vamos citar aqui algumas ferramentas que têm feito o sucesso de muitos advogados.

Jurídico AI

A nossa plataforma possui diferentes funcionalidades que podem te auxiliar na produção de peças processuais e documentos jurídicos, como Petição Inicial, Contrato, Mandado de Segurança, entre outros. 

Com apenas algumas informações ou com os documentos do processo, a nossa ferramenta é capaz de gerar a minuta de uma peça processual específica para o seu caso ou gerar um contrato em minutos, otimizando a sua rotina.

Legalcloud

É a mais completa ferramenta de cálculo de prazos processuais do Brasil, possuindo alto nível de confiabilidade no meio jurídico, com mais de 3 milhões de prazos calculados.

DocuSign

Trata-se de uma excelente ferramenta de assinatura digital de documentos, essencial para os advogados que não querem perder tempo levando contratos para serem assinados pessoalmente.

Scanner Pro

É um dos melhores aplicativos de scanner do mercado e permite que você escaneie documentos com total qualidade utilizando apenas o celular. 

Está pronto para melhorar a gestão do seu escritório de advocacia?

Nós sabemos que gerir bem um escritório de advocacia não é uma tarefa fácil.

No entanto, nós sabemos, também, que, apesar das dificuldades, um escritório com uma boa gestão dá muito mais resultados do que um escritório mal gerido. 

Dessa forma, recomendamos que você direcione 100% dos seus esforços para melhorar a gestão da sua advocacia e ter um caminho livre para o sucesso. 

Que tal analisar o que há de errado com a sua advocacia e melhorar a sua gestão?